Decyzja o wdrożeniu systemu ERP rzutuje na jakość i efektywność pracy w danym przedsiębiorstwie. Zanim jednak będziemy mogli cieszyć się z pełnej funkcjonalności nowoczesnych rozwiązań dla biznesu, warto pamiętać o kilku istotnych krokach. Będą one warunkowały satysfakcję z inwestycji, obniżając jednocześnie ryzyko wystąpienia problemów w przyszłości. Podpowiadamy więc, o czym należy wiedzieć przed rozpoczęciem procesu wdrożenia i co zrobić, by przebiegał on sprawnie.
Czym jest analiza przedwdrożeniowa?
Nowoczesne systemy ERP umożliwiają kompleksowe zarządzanie wszystkimi procesami biznesowymi, zachodzącymi w danym przedsiębiorstwie. Ich największym atutem jest praca wyłącznie na jednej bazie danych, z której informacje udostępniane są uprawnionym użytkownikom, zatrudnionym w różnych działach danej firmy.
O innych korzyściach z wdrożenia systemu ERP przeczytasz na stronie „System ERP – czym jest, jak wybrać i ile kosztuje wdrożenie?„, gdzie wymieniono najważniejsze z nich. Zanim jednak pracownicy będą mogli korzystać z pełnej funkcjonalności systemu, konieczne będzie jego wdrożenie. To z kolei rozpoczyna analiza przedwdrożeniowa. Pod tą nazwą kryją się działania, pozwalające na rozpoznanie potrzeb biznesowych i oczekiwań danego klienta względem systemu ERP, które staną się podstawą do dalszej pracy.
Jak zadbać o aktywne uczestnictwo pracowników w procesie wdrożeniowym?
Aktywne uczestnictwo pracowników w procesie wdrożeniowym to gwarancja jego sprawnego przebiegu. To właśnie oni mogą dostarczyć cennych informacji na temat realnych potrzeb, których realizacja pozwoli usprawnić pracę na różnych stanowiskach, wpływając jednocześnie na jej efektywność. Jak bowiem wynika z lektury artykułu „System POS – czym jest i jak wygląda integracja z ERP?„, potrzeby mogą być różne, a branża determinuje w znacznym stopniu oczekiwana względem systemu i zastosowanych w nim rozwiązań. To właśnie dlatego głos pracowników powinien odgrywać kluczową rolę w procesie wdrożenia. W tym celu należy skompletować zespół projektowy, w skład którego wejdzie kierownik, odpowiedzialny za kluczowe decyzje, rzutujące na powodzenie projektu, ale również i najważniejsi przedstawiciele poszczególnych działów danej firmy.
Dlaczego warto zaufać profesjonalistom?
W procesie wdrożeniowym warto zaufać kompetencjom profesjonalistów, oferujących nowoczesne rozwiązania dla biznesu. Jednym z nich będzie rekomendowana przez przedsiębiorców firma ODL – producent systemu ERP, której ofertę można sprawdzić, przechodząc na podaną stronę internetową. Doświadczenie w branży i szeroka wiedza na temat metodyki projektowej, pozwalają znacząco usprawnić proces wdrożeniowy, minimalizując ryzyko kosztownych błędów. Decydując się na profesjonalne wsparcie, można liczyć również na:
- kompleksową analizę przedwdrożeniową,
- maksymalne dostosowanie rozwiązań do potrzeb przedsiębiorstwa,
- specjalistyczne szkolenia wdrożeniowe dla pracowników, usprawniające pracę w firmie,
- asystę powdrożeniową, umożliwiającą np. poszerzenie funkcjonalności systemu o kolejne moduły.
Niektórzy producenci oferują swoim klientom również dodatkowe korzyści ze współpracy. To m.in. możliwość skorzystania z wersji demonstracyjnej systemu, co pozwala lepiej sprecyzować oczekiwania, przekładając się tym samym na efektywność analizy przedwdrożeniowej.
Jak przebiega wdrożenie systemów ERP?
Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej i skompletowanie zespołu projektowego otwiera proces wdrożenia systemu ERP w pracę danego przedsiębiorstwa. Ten z kolei opiera się na kilku ważnych etapach. Najważniejsze z nich to:
- instalacja i odpowiednia konfiguracja stacji roboczych, serwera i wybranego systemu ERP,
- migracja danych, połączona z porządkowaniem informacji, zgromadzonych w okresie funkcjonowania danej firmy oraz z ich aktualizacją,
- testy akceptacyjne, potwierdzające sprawne działanie oprogramowania i pozwalające na wychwycenie ewentualnych błędów.
Ważnym etapem wdrożeniowym będzie również weryfikacja funkcjonalności oprogramowania przez pracowników, którzy powinni przetestować go jeszcze przed zakończeniem procesu wdrożeniowego.
Efektywne wdrażanie systemów ERP – o czym warto pamiętać?
U podstaw sprawnie przeprowadzonego procesu wdrożenia leżą pewne działania, które warto mieć na uwadze, by móc realnie wpłynąć na jego przebieg. Niezwykle istotnym zagadnieniem będą więc szkolenia dla pracowników, którzy powinni zapoznać się z funkcjonalnością danego systemu, jeszcze zanim zostanie on uruchomiony w danym przedsiębiorstwie. Jego sprawną pracę zagwarantuje z kolei stała kontrola, pozwalająca skutecznie wyeliminować ewentualne usterki, zanim zaczną one rzutować na pracę firmy. Warto również zadbać o bieżącą analizę dynamicznie zmieniających się potrzeb, by to właśnie do nich dopasować funkcjonalność systemu, zapewniając sobie tym samym jego efektywność.