Organizujesz większy event dla znajomych i/lub rodziny? A może piknik firmowy dla pracowników, połączony ze szkoleniami? W każdym przypadku kwestia organizacyjna jest najważniejsza. Jeden błąd może kłaść cień na całą imprezę. Czy warto zatem oddelegować zadania na zewnętrzną firmę zajmującą się organizacją eventów?
Każda impreza się różni, ale w większości przypadków zaplanować trzeba te same aspekty. Kluczowy jest wybór lokalizacji na spotkanie, który jest uzależniony od kilku czynników: długości trwania eventu, atrakcji dla pracowników, możliwości noclegowych i gastronomicznych, atrakcyjności samej lokalizacji, a także pory roku. Organizując imprezę integracyjną lub szkolenie przekładane zabawami na świeżym powietrzu, nie można zapomnieć o sprawdzeniu prognozy pogody.
Wbrew pozorom wybór lokalizacji to dopiero wierzchołek góry lodowej. Kolejnym etapem jest ustalenie warunków dotyczących dojazdu – transportu pracowników, jak i wymaganych przedmiotów. Jeżeli miejsce jest bardziej trudnodostępne, wynajem mniejszego lub większego autokaru będzie koniecznością. Należy pamiętać o tym, aby także na czas podroży, nawet niedługiej, zapewnić uczestnikom dostęp do wody lub innych napojów. Mówiąc z kolei o napojach, trudno zapomnieć o kwestii wyżywienia. Jeżeli dana lokalizacja nie obejmuje możliwości związanych z wyżywieniem, jedyną opcją jest catering. Organizator eventu musi pamiętać, aby wcześniej poznać preferencje żywieniowe uczestników. O ile brak zaproponowania dań wegetariańskich lub wegańskich będzie się wiązać z ogromnym faux pas, o tyle podróż do szpitala na skutek reakcji uczuleniowej uczestnika trwale przekreśli całe wydarzenie.
Firma eventowa czy samodzielna organizacja? To zależy
Nie każda impreza wymaga działania profesjonalnej agencji eventowej. Gdy lista gości jest ograniczona, nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych atrakcji, a lokalizacji i ewentualne wyżywienie nie stanowią problemu, można pokusić się o organizację wydarzenia samemu.
Inaczej jest jednak w przypadku wszystkich innych eventów. Organizator musi wówczas zadbać o szereg bardzo istotnych rzeczy. Brak wywiązania się z obowiązków będzie miał bardzo duży, negatywny wpływ na całość.
Osoby niedoświadczone w zakresie organizacji eventów firmowych czy profesjonalnych imprez dla znajomych… po prostu stracą wiele cennego czasu. Ostatecznie bowiem – czas to pieniądz. Koncentrując swoje działania na organizacji większego eventu pierwszy raz w życiu, prawdopodobnie stracimy bardzo wiele czasu. Dobra firma eventowa w Warszawie lub w innym mieście pobierze opłatę za wykonane czynności, ale w praktyce takie rozwiązanie będzie znacznie tańsze dla zlecającego!
Podsumowując, przy organizacji nieco większej imprezy lub przy tworzeniu spotkania, którego cel jest bardzo istotny, warto kwestie organizacyjne oddelegować zewnętrznej agencji eventowej. Będzie ona elastyczna i zrozumie potrzeby klienta, idealnie dopasowując atrakcje i pozostałe elementy danego wydarzenia. Przełoży się to na lepsze rezultaty każdej imprezy, pikniku czy szkolenia dla pracowników.